Dokumen Dalam Jual Beli Dagang

Sebagai konsekuensi logis dari bentuk perjanjian jual beli dagang adalah formal, maka dibutuhkan sejumlah dokumen untuk melengkapi persyaratan yang telah disepakati oleh pihak sebagaimana yang dituangkan di dalam sales contact.

Di samping itu, adakalanya negara asal barang ataupun negara yang menjadi tujuan barang tersebut, menentukan dokumen tertentu yang harus dipenuhi oleh pihak importir maupun pihak eksportir. Hal ini dimengerti, mengingat kebijakan ekspor-impor setiap negara berbeda satu sama lain.

Bila hendak melakukan transaksi perdagangan internasional, kiat pertama yang harus dilakukan adalah bagaimana memahami kebijakan perdagangan dari negara yang bersangkutan. Tentunya, dalam hal ini harus dipelajari sistem Hukum Nasionalnya tanpa harus mengabaikan aspek Hukum internasionalnya, baik yang bersifat publik maupun privat.

Apabila demikian halnya, dokumen-dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam jual beli dagang tersebut? Hal ini terpulang kepada klausul yang tercantum dalam sales contractnya dan kondisi dari negara yang dituju atau negara asal barang yang bersangkutan.

Namun, secara umum apabila diteliti secara seksama Uniform and Practice for Documentary Credit (UCP) yang dianggap berlaku sebagai kebiasaan yang lazim dalam perdagangan internasional, maka dapat dikemukakan di sini, dokumen yang dimaksud antara lain adalah:

1. Bill of Landing (B/L)

Bill of Landing (Inggris), Cognossement (Belanda) adalah dokumen yang ‘terpenting’ dalam transaksi dagang. Mengapa? Karena B/L mempunyai beberapa fungsi. Sebelum membahas apa fungsi B/L, berikut dijabarkan lebih dahulu apa yang dimaksud dengan B/L itu sendiri.

Menurut Pasal 506 ayat (1) Kitab Undang-Undang Hukum Dagang, yang dimaksud dengan:

“konsumen adalah sepucuk surat yang ditanggali, di mana pengangkut menyatakan bahwa ia telah menerima barang-barang tertentu untuk diangkatnya ke suatu tempat tujuan yang ditunjuk dan di sana ia menyerahkan kepada orang yang ditunjuk, beserta dengan klausaklausa apa penyerahan itu akan terjadi.”

Bagaimana halnya dalam pengangkutan internasional sendiri? Hal ini dapat dilihat di dalam United Nations Convention on The Carriage of Goods by Sea, 1978. Dalam artikel 7 dikemukakan bahwa yang dimaksud dengan:

“bill of landing means a document wich evidences a contract of carriage by sea and the taking over loading of goods by the carrier, and by wich the carrier undertakes to deliver the document that the goods are to be delivered to the order of a name person, or to order, or to bearer, constitutes such an undertaking”.

Dari kedua rumusan tersebut di atas dapat dilihat, bahwa B/L adalah dokumen pengangkutan laut yang utama. Oleh karena itu, sering kali dijumpai di dalam B/L ada klausul atas syarat-syarat seperti ini: FOB; FOB; FAS; CIF atau syaratsyarat sejenisnya.

Dengan demikian, fungsi B/L dapat dikemukakan, sebagai:

Alat bukti adanya perjanjian pengangkutan antara pengirim dan pengangkut;
Alat bukti bagi pengirim bahwa barang sudah diterima oleh pengangkut;
Alat bukti pemilik hak. (Lihat dan bandingkan dengan Pasal 510 Kitab Undang-Undang Hukum dagang).

2. Invoice (Faktur)

Invoice (Inggris), Factuur (Belanda). Dalam kamus istilah hukum disebutkan, bahwa: “faktur adalah barang yang diserahkan ata dikirim yang juga berisi tanggal dan harga, dalam perdagangan berarti suatu uraian dari barang-barang dengan perhitungan harga, yaitu suatu dokumen.”

Melihat rumusan yang diberikan oleh ahli hukum Belanda tersebut, dapat diketahui bahwa hakikat dari invoice/faktur barang. Masalahnya adalah siapa yang membuat faktur tersebut?

Dalam hal ini, dapat dibuat oleh pabrikan produsen itu sendiri dan kadang-kadang ditambah dengan faktur yang dikeluarkan oleh pemerintah. Dengan demikian, dapat dikemukakan bahwa invoice terdiri dari:

Commercial invoice, yaitu faktur yang dibuat oleh penjual sendiri yang berisi uraian tentang barang-barang beserta harganya;
Consular invoice, yaitu faktur yang dibuat dan ditandatangani oleh konsul dagang dari Negara pembeli (importir) yang berdomisili di Negara penjual. Sebelum diadakannya deregulasi di bidang tata niaga ekspor-impor di Indonesia, maka pihak eksportir yang hendak mengekpor barangnya ke Indonesia harus mencantumkan consular invoice sebagai salah satu dokumen dalam transaksi dagang tersebut (Lihat SK Menkeu Republik Indonesia Nomor Kep. 089/MK/III/9/1971 tanggal 4 Tahun 1985, tentang Penyederhanaan Prosedur EKspor-Impor, SK Menkeu tersebut di atas dicabut dengan SK MEnkeu Republik Indonesia NOmor 345/KMK.05/1985 tanggal 11 April 1985 dan dipertegas oleh SE Dirjend Bea dan CUkai, NOmor SE. 50/BC/1985, tanggal 17 April 1985, tentang Penghapusan Consular Invoice.

3. Certificate

Certificate yaitu suatu surat keterangan yang terdiri dari:

Certificate of Origin, yaitu suatu surat keterangan tentang keaslian barang. Sertifikat ini dibuat oleh Kamar Dagang dari Negara produsen/eksportir. Di dalam sertifikat ini dijelaskan barang/produksi tersebut benar-benar hasil atau produksi dari Negara tersebut, sehingga sertifikat ini secara tidak langsung member jaminan atas kualitas barang/produksi tersebut kepada pembeli.
Certificate of Inspection, yaitu keterangan tentang pemerikaan atas barang tersebut. Sertifikat ini dibuat oleh “independent Surveyor” perihal barang bukti/produksi yang dikirim/diekspor. Sertifikat ini sangat penting bagi pembeli/importir karena memberi jaminan di atas:

Kualitas dan kuantitas atas barang
Ukuran dan berat barang (Measurement & weight);
Keadaan (Condition) barang-barang;
Mengenai pembungkusannya (packing);
Banyak satuan dari masing-masing koli. Mungkin timbul pertanyaan, di mana harus dilakukan? Pemeriksaan terhadap barang yang hendak diekspor dari Indonesia. Menurut SK Bersama Menteri Keuangan, Menteri Perdagangan dan Gubernur Bank Indonesia Nomor 314/KMK.01/1986; NOmor 133/Kpb/86; NOmor 18113/Kep/GBI, tanggal 6 Mei 1986; pemeriksaan dilakukan di pelabuhan muat, pabrik atau gudang, meliputi laporan kebenaran mengenai jenis, mutu, jumlah, harga dan nilai barang yang diekspor (lihat Pasal 2 Ayat (2)).

4. Packing lis & Weight list

Packing lis & Weight list adalah surat keterangan yang berisi daftar barang yang dikirm beserta dengan jumlah/barang tersebut.

Surat keterangan ini dibuat oleh perusahaan tertentu (lihat, bandingkan dengan Pasal 1 sub 2 Peraturan Pemerintah Nomor 19 Than 1988, yang mengemukakan bahwa usaha tally adalah kegiatan usaha jasa menghitung dan membuat catatan mengenai muatan untuk kepentingan pemilik dan pengangkut.

Selanjutnya, dalam Pasal 12 disebutkan perusahaan tally adala usaha penunjang angkutan laut dan menurut Pasal 15 perusahaan tersebut haus berbadan hukum Indonesia, berbentuk PT,BUMN, Koperasi sesaui dengan peraturan perundangan yang berlaku.

5. Insurance Policy

Insurance Policy yaitu polis asuransi yang menguraikan bahwa barang yang diangkut oleh pengangkut telah diasuransikan oleh pengirim. Dengan demikian, semakin tampak bahwa dokumen dalam transaksi dagang dengan menggunakan fasilitas L/C adalah mutlak adanya.

Fungsi dokumen itu sendiri merupakan bukti tertulis bagi para pihak yang terlibat dalam transaksi ini, yakni penjual, pembeli dan bank sebagai pihak ketiga dalam transaksi tersebut.

Walaupun bank hanya sebagai pihak ketiga, namun perannya cukup penting dalam pembukaan L/C, karena lembaga perbankan sebagai ujung tombak terdepan dalam hal pembayaran dan penerimaan dokumen, sehingga ia dapat pula mengikat diri dalam transaksi ini dengan diterbitkannya Irevocable Confirmed L/C.